Bedienungsanleitung erweiterte Kunden- & Lieferantenpflege

Mit Hilfe des abacus Zusatzmoduls „erweiterte Kunden- und Lieferantenpflege“ von der abacus edv-lösungen GmbH & Co. KG für die Sage 100 ist es möglich, zusätzliche spezifische Kunden- und Lieferanteneinstellungen zu tätigen. So können z. B. kunden- oder lieferantenspezifische Textbausteine für einzelne Kunden bzw. Lieferanten oder Gruppen hinterlegen werden. Darüber hinaus kann festgelegt werden, dass Artikel oder Artikelgruppen nicht an bestimmte Kunden, z. B. aus bestimmten Ländern erfasst und somit nicht verkauft oder eingekauft werden. Durch diese Grundeinstellungen kann zielgerichteter und schneller gearbeitet werden und es können Fehler vermieden werden. Zudem kann man somit schnell Artikel oder Artikelgruppen für die Belegerfassung sperren, falls z. B. neue Produktentwicklungen noch nicht final von allen Verantwortlichen freigegeben wurden.

Die Grundlagen der erweiterten Kunden- & Lieferantenpflege erreichen Sie über den Regieeintrag <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Administration>.
Neben der Lizenzierung können Sie individuelle Ländergruppen definieren.

Über <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Administration> <Erfassungsarten> können Sie individuelle Erfassungsarten definieren. Diese Erfassungsarten können Sie zum Einschränken der Erfassung von Artikel nutzen.

Eigenschaft	Wert	Bedeutung
Modus	Alphanumerisch	Der Modus ist der Schlüssel der angelegten Erfassungsart. Dieser Schlüssel muss eindeutig sein.
Bezeichnung	Text	Frei wählbare Bezeichnung zur Identifikation der Erfassungsart
Erfassung	- zulässig - nicht zulässig	Konfiguration der Wirkung des Datensatzes in Kapitel 3 (Erfassung Artikel für Lieferanten/ Kunden). Zulässig = die Erfassung eines Artikels mit der angegebenen Konfiguration ist zulässig. Nicht zulässig = die Erfassung eines Artikels mit der angegebenen Konfiguration nicht zulässig.
Modus Erf. Zulässig	Auswahl Erfassungsart	Hier ist der Modus auszuwählen, der die aktuelle Erfassungsart übersteuert, und damit die Erfassung zulässt. Bspw. kann die Erfassungsart „Gesperrt lt. Gesetz“ nur von einem Datensatz mit der Erfassungsart „Freigegeben lt. Gesetz“ übersteuert werden.
Berechtigungen	- ja - nein	Gibt an, ob für diese Erfassungsart Berechtigungen greifen sollen. Bei „ja“ können nur die zugeordneten Benutzergruppen den Datensatz lesen und/ oder ändern. (siehe Kapitel 2.2 Erfassungsarten Berechtigungen) Bei „nein“ kann jeder den Datensatz lesen und/ oder ändern.
E-Mail-Empfänger (Cc)	E-Mail-Adressen kommasepariert	Bei Nutzung der Meldungsart „Mail“ werden die hier hinterlegten E-Mail-Adressen zusätzlich hinterlegt.
Aktiv	- ja - nein	Gibt an, ob die Erfassungsart aktiv ist. Eine Zuordnung von inaktiven Erfassungsarten ist nicht möglich.

Über <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Administration> <Erfassungsarten Berechtigungen> können Sie den definierten Erfassungsarten Benutzergruppen mit der Art der Berechtigung zu ordnen. Hier kann entschieden werden welche Benutzergruppen einen Datensatz lesen und/ oder ändern darf. Die Zuweisung von Berechtigungen kann nur auf Benutzergruppen erfolgen, eine Zuweisung auf einzelne Benutzer ist nicht möglich.

Eigenschaft	Wert	Bedeutung
Erfassungsart	Auswahl der Erfassungsart	Auswahl der Erfassungsart bei der die Berechtigungen der nachfolgend ausgewählten Benutzergruppe konfiguriert wird. Hier stehen nur die Erfassungsarten mit dem Kennzeichen „Berechtigung = ja“ zur Verfügung. (siehe Kapitel 2.1)
Benutzergruppe	Auswahl der Benutzergruppen	Auswahl der Benutzergruppe bei der die Berechtigungen für die zuvor ausgewählte Erfassungsart konfiguriert wird. Hier stehen alle Sage Benutzergruppe der aktuell angemeldeten Datenbank zur Verfügung.
Aktiv	- ja - nein	Gibt an, ob die Berechtigung aktiv ist. Eine inaktive Berechtigung wird nicht geprüft.
Lesen	- ja - nein	Bei „ja“ darf die Benutzergruppe die Erfassungsart lesen aber nicht ändern. Bei „nein“ wird die Erfassungsart der Benutzergruppe in der Konfiguration nicht angezeigt.
Ändern	- ja - nein	Bei „ja“ darf die Benutzergruppe die Erfassungsart ändern. Bei „nein“ darf die Benutzergruppe die Erfassungsart nicht ändern.

Über <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Administration> <Ländergruppen> können Sie individuelle Ländergruppen definieren.
Diese Ländergruppen können Sie zum Einschränken der Erfassung von Artikel nutzen.

Im oberen Bereich finden Sie die aktuelle Liste der Ländergruppen. Im unteren Bereich finden Sie den markierten Datensatz.
Über „neu“ können Sie eine eigene Gruppe erstellen und im unteren rechten Bereich die jeweiligen Länder zuordnen.
Die Länder stammen aus den Sage Länderkennzeichen <Grundlagen> <Konstanten> <Länderkennzeichen>.
Über die Zuordnung der Software können Sie die Ländergruppen für verschiedene abacus Module definieren.

2.4 E-Mail-Textbausteine

Diese Konfiguration dient zur Festlegung des Betreffes und des Textes der E-Mails, wenn in der Konfiguration der Erfassung von Artikeln der Meldungstyp „Mailversand u. Meldung“ oder „Mailversand u. Wandeln in Text-Pos. u. Meldung“ ist.
Es stehen zwei Datensätze zur Auswahl. Zum einen zur Festlegung des Betreffes und zum anderen des Textes der E-Mail.

In der Gruppe „Textbausteine“ können Sie unter Text den Betreff angeben. Hier sind die Platzhalter in eckigen Klammern [] anzugeben.
Zu beachten:

Sollten eckige Klammern im Text vorkommen, die keine Platzhalter sind, so werden alle folgenden Platzhalter nicht ersetzt.
Die Klasse ist die Zuordnung unter welcher Nummer die Textbausteine in KHKTextbausteinePlatzhalter angelegt worden sind.
Aktuell wird nur eine Sprache unterstützt. Soll der Text in einer anderen Sprache angezeigt werden, so ist dieser in der gewünschten Sprache zu hinterlegen.

In der Gruppe „verfügbare Platzhalter“ sind die aktuell verfügbaren Platzhalter für die Texte angezeigt. Neue Platzhalter können an dieser Stelle nicht vergeben werden.

Platzhalter	Bedeutung
Beleg - Kundennummer	Kundennummer des Auftraggebers
Beleg - Lieferantennummer	Lieferantennummer des Auftraggebers
Beleg - Lieferland	Land der Lieferadresse
Beleg - Name1	Name 1 des Auftraggebers laut Beleg
Beleg - Name2	Name 2 des Auftraggebers laut Beleg
Kd/Lief-Artikel - ID	interne Konfigurations-ID
Kd/Lief-Artikel - Modus	Erfassungsart der Konfiguration
Pos - Artikelgruppe	Artikelgruppe der betroffenen Position
Pos - Artikelnummer	Artikelnummer der betroffenen Position
Pos - Bezeichnung1	Bezeichnung 1 der betroffenen Position
Pos - Bezeichnung2	Bezeichnung 2 der betroffenen Position

Mit der erweiterten Kunden- und Lieferantenpflege können Sie die Erfassung von Artikel im Einkaufs- und Verkaufsbereich mittels verschiedene Konfigurationsmöglichkeiten einschränken.
Die Einschränkungen können Sie über den Menüpunkt <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Erfassung Artikel für Lieferanten/Kunden> mittels folgenden Formulars durchführen:

Im oberen Bereich finden Sie eine Liste mit den aktuellen Einschränkungen. Mittels der Schaltfläche „Darstellung“ können Sie zwischen der Sichtweise Kunden oder Lieferanten wechseln. Zudem können Sie die Liste über die Auswahl des Kunden oder Lieferanten und den Artikel begrenzen. Bei der Liste haben Sie zudem die Möglichkeit über den Listenfilter zu arbeiten, um nach bestimmten Datensätze zu suchen. Über die Schaltflächen „Neu“, „Kopieren“ und „Löschen“ können Sie einen neuen Datensatz anlegen, einen vorhandenen Datensatz kopieren oder löschen. Im unteren Bereich finden Sie die zu einem Datensatz gehörenden Konfigurationen oder können eine neue Konfiguration vornehmen.

Eigenschaft	Wert	Bedeutung
Art	- Lieferant - Kunde	Bereich(Einkauf oder Verkauf) für die Konfiguration gilt.
Erfassung	- keine Wirkung - zulässig - nicht zulässig	Konfiguration der Wirkung des Datensatzes. keine Wirkung = der Datensatz ist rein informativ und wird nicht bei der Erfassung eines Artikels geprüft. Zulässig = die Erfassung eines Artikels mit der angegebenen Konfiguration ist für die angegebene Gültigkeit zulässig. Ggfs. erfolgt die Prüfung auf die maximale Liefermenge. Nicht zulässig = die Erfassung eines Artikels mit der angegebenen Konfiguration ist für die angegebene Gültigkeit nicht zulässig. Die Prüfung auf maximale Liefermenge erfolgt nicht.
Aktiv	- Ja - Nein	Gibt an, ob der Datensatz aktiv ist. Inaktive Datensätze fallen aus der Prüfung heraus und sind rein informativ
Art d. Meldung	- kein Hinweis - Meldung - Mailversand u. Meldung - Wandeln in Text-Pos. u. Meldung - Mailversand u. Wandeln in Text-Pos. u. Meldung	Konfiguration, welche Meldung oder Aktion ausgelöst wird bei nicht zulässiger Erfassung eines Artikels. Meldung = Bei nicht zulässiger Erfassung eines Artikels erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Die entsprechende Fehlermeldung finden Sie unterhalb der Tabelle. Mailversand u. Meldung = Bei nicht zulässiger Erfassung eines Artikels erscheint eine entsprechende Fehlermeldung und die Erfassung wird für einen Mailversand vorbereitet. Zusätzlich wird in der Tabelle „abaMailVersand“ ein entsprechender Eintrag mit der Fehlermeldung und der angegebenen E-Mail-Adresse des Datensatzes hinzugefügt. Mailversand u. Wandeln in Text-Pos. u. Meldung = Bei nicht zulässiger Erfassung eines Artikels erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Nach Bestätigen der Meldung wird diese in eine Textposition umgewandelt und ein entsprechender Eintrag in der Tabelle „abaMailVersand“ erzeugt. Der Betreff und der Text der E-Mail kann über Textbausteine in den Grundlagen mit Platzhaltern definiert werden. Bei entsprechender Konfiguration des abacus AppServer wird eine E-Mail gesendet.
E-Mail-Empfänger	Angabe der Empfänger-E-Mail-Adresse	Bei Verwendung der Meldung „Mailversand“ wird die hier eingetragene E-Mail-Adresse verwendet. Sollen mehrere Empfänger eine E-Mail enthalten, sind diese per Semikolon getrennt einzutragen. Das Feld ist nur sichtbar, wenn die Art der Meldung auf „Mailversand“ konfiguriert ist.
Datum von	Auswahl Datum	Eingrenzung der Gültigkeit der Konfiguration ab dem angegebenen Datum.
Datum bis	Auswahl Datum	Eingrenzung der Gültigkeit der Konfiguration bis das angegebene Datum. Das Feld ist nur sichtbar, wenn das Feld „Unbefristet“ auf „Nein“ steht
Unbefristet	- Ja - Nein	Gibt an, ob die Gültigkeit des Datensatzes unbefristet ist. Bei „Ja“ ist die Einschränkung auf „Datum von“ und „Datum bis“ nicht möglich. In diesem Falle wird das Feld „Datum bis“ ausgeblendet. Bei „Nein“ gilt der Zeitraum von „Datum von“ und „Datum bis“.
Ländergruppe	Auswahl der Ländergruppen	Konfiguration des Datensatzes auf eine Ländergruppe. Hier stehen die Ländergruppen, die unter <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Administration> <Ländergruppen> hinterlegt werden zur Verfügung.
Land	Auswahl des Landes	Konfiguration des Datensatzes auf ein Land. Hier stehen die Länder, die unter <Grundlagen> <Konstanten> <Länderkennzeichen> hinterlegt werden zur Verfügung.
Lieferanten- oder Kundengruppe	Auswahl der Lieferanten- oder Kundengruppe	Konfiguration des Datensatzes auf eine Lieferanten- oder Kundengruppe (abhängig von der ausgewählten Art)
Lieferant/ Kunde	Auswahl des Lieferanten oder Kunden	Konfiguration des Datensatzes auf einen Lieferanten oder Kunden (abhängig von der ausgewählten Art)
Artikelgruppe	Auswahl der Artikelgruppe	Konfiguration des Datensatzes auf eine Artikelgruppe.
Artiikelnummer	Auswahl der Artikelnummer	Konfiguration des Datensatzes auf einen Artikel.
Registriernummer	Angabe einer Registriernummer	ggfs. Angabe eines Registriernummer, unter der ein Artikel bspw. in das jeweilige Land geliefert werden darf. Informativ in der Konfigurationsansicht. Die Registriernummer ist nur sichtbar, wenn zuvor ein Artikel selektiert wurde
Max. Liefermenge	Eingabe einer Menge	Festlegen der maximal zu liefernden Mengen eines Artikels oder Artikelgruppe. Bei Prüfung auf die Liefermengen werden die bereits gelieferten Menge abgezogen, sodass die Liefermenge (in dem angegebenen Zeitraum oder unbefristet) in der Summe nicht überschritten wird. Die maximale Liefermenge ist nur sichtbar, wenn zuvor ein Artikel selektiert wurde.
Kommentar	Angabe eines Kommentares	Ggfs. Angabe eines Kommentares, um den Datensatz zu Beschreiben, Informativ in der Konfigurationsansicht

Meldung bei nicht zulässiger Erfassung eines Artikels:

4 Textbausteine für Lieferanten-/ Kundengruppen

Als Erweiterung zu den Textbausteinen von Sage, können Sie die Textbausteine für Belege auf Basis der Lieferanten- und Kundengruppen definieren.
Die Konfiguration können Sie über den Menüeintrag <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege><Lieferanten-/Kundengruppen Textbausteine> vornehmen:

Eigenschaft	Wert	Bedeutung
Bereich	- Einkauf - Verkauf	Einstellung in welchem Bereich die nachfolgende Konfiguration gilt.
Gruppe	Auswahl Lieferanten- oder Kundengruppe	Auswahl der Lieferanten- oder Kundengruppe(abhängig von dem gewählten Bereich)für die die Konfiguration gilt.
Belegart	Auswahl der Belegart	Auswahl der Belegart (abhängig von dem gewählten Bereich) für die die Konfiguration gilt.
Gültigkeit	- Kopftext - Fußtext	Gibt an, ob die Konfiguration für den Kopf- oder Fußtext gilt.
Textbausteine	Liste von Textbausteinen	Auswählen der Textbausteine, welche für die Konfiguration zu den jeweiligen Belegen hinzugefügt wird. Die Textbausteine können Sie unter dem Menüpunkt<Stammdaten> <Gruppen und Grundlagen> <Textbausteine> hinzufügen oder verändern. Sie können mehrere Textbausteine auswählen und die Reihenfolge des Hinzufügens in den jeweiligen Bereichen festlegen.

Mit dem Button „Speichern“ wird die Konfiguration übernommen.
Mit dem Button „Übernahme für Andere“ können Sie die ausgewählte Konfiguration für andere Lieferanten- oder Kundengruppen übernehmen.

5 Textbausteine für Kunden

Als Erweiterung zu den Textbausteinen von Sage, können Sie die Textbausteine für Belege von Kunden definieren.
Die Konfiguration können Sie über den Menüeintrag <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege><Lieferanten/Kunden Textbausteine> vornehmen:

Eigenschaft	Wert	Bedeutung
Kunde	Auswahl Kunde	Auswahl des Kunden für die die Konfiguration gilt.
Belegart	Auswahl der Belegart	Auswahl der Belegart für die die Konfiguration gilt.
Gültigkeit	- Kopftext - Fußtext	Gibt an, ob die Konfiguration für den Kopf- oder Fußtext gilt.
Textbausteine	Liste von Textbausteinen	Auswählen der Textbausteine, welche für die Konfiguration zu den jeweiligen Belegen hinzugefügt wird. Die Textbausteine können Sie unter dem Menüpunkt<Stammdaten> <Gruppen und Grundlagen> <Textbausteine> hinzufügen oder verändern. Sie können mehrere Textbausteine auswählen und die Reihenfolge des Hinzufügens in den jeweiligen Bereichen festlegen.

Mit dem Button „Speichern“ wird die Konfiguration übernommen.
Mit dem Button „Übernahme für Andere“ können Sie die ausgewählte Konfiguration für andere Lieferanten- oder Kundengruppen übernehmen.

Mit der Gelangensbestätigung bestätigt der Kunde bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat das Erhalten des Gegenstandes.
Die Generierung einer Gelangensbestätigung, dass von den Kunden zu unterzeichnen ist, können Sie unter dem Menüpunkt <Erweiterte Kunden-/ Lieferanten-Pflege> <Gelangensbestätigung> vornehmen.
Mittels des folgenden Formulars können Sie den Kunden und den Zeitraum definieren:

Die Gelangensbestätigung wird nur für Kunden erzeugt, welche einen Eintrag im Feld „Länderkürzel (nur EU)“ im Kundenstamm vorweisen.
Auf der Gelangensbestätigung finden Sie zu allen Lieferungen und Rechnungen in dem gewünschten Zeitraum, welche Artikel mit welcher Menge zu welchem Betrag die Ware geliefert wurde.
Nachfolgend ein Beispiel der Gelangensbestätigung. (Die Adressen, Artikel sowie Preise basieren auf Demodaten.)