Bedienungsanleitung erw. Drucksteuerung
1 Allgemeines
Die erweiterte Drucksteuerung ist ein Modul zur Sage 100 von der abacus edv-lösungen GmbH & Co. KG. Mit diesem Modul ist es möglich automatisch ein zusätzliches Original oder eine zusätzliche Kopie von einem Einkaufs- oder Verkaufsbeleg zu erstellen. Es werden dabei verschiedenen Dateiformate (PDF, XLSX, DOCX) unterstützt. Die exportierte Datei wird dann an einem vordefinierten Pfad automatisch abgelegt. Es ist zusätzlich möglich kunden- und lieferantenspezifische Einstellungen zu tätigen. Des Weiteren ist ein zeitgesteuerter Druck möglich, z.B. für die Archivierung.
Dieses Dokument beinhaltet eine Bedienungsanleitung zur Konfiguration der Grundlagen der erweiterten Drucksteuerung.
2 Grundlagenkonfiguration
Nach Installation des Moduls kann die Drucksteuerung konfiguriert werden. Das nachfolgende Konfigurationsformular erreichen Sie über den Regieeintrag <Erweiterte Drucksteuerung> <Konfiguration Drucksteuerung>. In diesem Formular stellen Sie die Drucksteuerung ein.
2.1 Konfiguration Drucksteuerung
In der Konfiguration können Sie für bestimmte Kriterien einen zusätzlichen Druck oder Export eines Beleges anstoßen. Zudem können Sie festlegen, ob der gedruckte Beleg zusätzlich per E-Mail über SMTP versendet wird. In den Gruppen Belegart, Kunde/ Lieferant und Druckprozess definieren Sie die Filterkriterien. In den Gruppen Druckoptionen, Exportoptionen und Emailoptionen definieren Sie, was zu tun ist.
Die Aktion „ReportAfterRender“ (Aufbereitung des Druckbeleges) ist der Ausführungszeitpunkt der konfigurierten Drucksteuerung. Die durchzuführenden Aktionen werden dabei in die Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ geschrieben. Die Durchführung wird über eine konfigurierte geplante Aufgabe in dem abacus AppServer gesteuert. (siehe Kapitel 2.2)
Register Grundlagen
| Eigenschaft | Wert | Bedeutung |
|---|---|---|
| Belegart | ||
| Einkauf / Verkauf | - Einkauf - Verkauf | Gibt an, für welchen Bereich die Konfiguration gilt. |
| Belegart | Auswahl der Belegart | Gibt an, für welche Belegart die Konfiguration gilt. |
| Lieferant/ Kunde | ||
| Lieferantengruppe / Kundegruppe | Lieferanten-/Kundengruppe | Bei einer ausgewählten Lieferanten-/ Kundengruppe gilt die Konfiguration nur für die Gruppen, bei keiner Eingabe für alle Gruppen. |
| Lieferant/ Kunde | Lieferanten-/Kundennummer | Bei einem ausgewählten Lieferanten oder Kunden gilt die Konfiguration nur für den Kontokorrenten, bei keiner Eingabe für alle Kontokorrenten. |
| Rechn.- Empfänger | Kundennummer | Bei einem ausgewählten Kunden gilt die Konfiguration, wenn dieser als Rechnungsempfänger in dem Beleg hinterlegt ist, bei keiner Eingabe für alle Rechnungsempfänger. Nur im Verkaufsbereich möglich. |
| Versandart | Auswahl der Versandart | Die Konfiguration gilt nur bei der ausgewählten Versandart. Bei keiner Eingabe gilt es für alle Versandarten. Nur im Verkaufsbereich möglich. |
| Rechnungskreis | Name des Rechnungskreis | Bei einem ausgewählten Rechnungskreis gilt die Konfiguration nur für den Rechnungskreis, bei keiner Eingabe für alle Rechnungskreise. |
| Druckprozess | ||
| Druckprozess | Auswahl Druckprozess des Bereiches (EK/ VK) | Die Konfiguration gilt nur bei der Ausführung des gewählten Druckprozesses. |
| Bericht | Auswahl Bericht des Druckprozesses | Die Konfiguration gilt nur bei der Ausführung des gewählten Druckprozesses und/oder des gewählten Berichtes. |
| Druckoptionen | ||
| z. nutz. Druckproz. | Auswahl Druckprozess | Gibt den zu nutzenden Druckprozess an. Dieser kann abweichend zu dem Druckprozess unter der Gruppe Druckprozess sein. |
| z. druck. Bericht | Auswahl Bericht des Druckprozesses | Gibt den zu nutzenden Bericht des Druckprozesses an. Dieser kann abweichend zu dem Bericht des Druckprozesses unter der Gruppe Druckprozess sein. Eine Auswahl des Druckprozesses ist hier vorher notwendig. |
| Drucker | Auswahl Drucker | Auf dem ausgewählten Drucker wird der Druck ausgeführt. |
| Originale | Zahl | Gibt an wie viele Originale des Berichtes/ Druckprozesses gedruckt werden. |
| Kopien | Zahl | Gibt an wie viele Kopien des Berichtes/ Druckprozesses gedruckt werden. |
| Exportoptionen | ||
| Dateiname | Dateiname inkl. Platzhalter | Schema der gespeicherten Datei inkl. Platzhalter. |
| Hinweis (I-Icon bei Dateiname) | Hinweis zu Platzhaltern | Folgende Platzhalter sind für den Export-Dateinamen jeweils in geschweiften Klammern möglich: Belegjahr, A0Empfaenger, A0Matchcode, BelegartVariante, Periode, Belegnummer, Vorgang |
| Zus. Export als… | - docx - xlsx | In dem ausgewählten Dateiformat erfolgt der Datei-Export. |
| Export-Pfad | Netzwerkpfad + Platzhalter | In dem angegeben Pfad inkl. Platzhalter wird der Datei-Export durchgeführt. |
| Emailoptionen | ||
| SMTP-Server | URL-Adresse des SMTP-Servers | Angabe der URL-Adresse des zu nutzenden SMTP-Servers |
| SMTP Port | Port des SMTP-Servers | Angabe des Ports des SMTP-Servers |
| Zertifikatsprüf. überspr. | - ja - nein | Legt fest, ob bei der Versendung der E-Mail eine Zertifikatsprüfung beim SMTP-Server erfolgt oder nicht. |
| SMTP über TLS | - ja - nein | Legt fest, ob die Versendung der E-Mail per TLS erfolgt oder nicht. |
| SMTP Verschlüsselung | - System-Standard - SSL 3 - TLS 1 - TLS 1.1 - TLS 1.2 - TLS 1.3 | Legt die Verschlüsselung für den Mail-Versand fest. |
| SMTP Benutzer/PW | Angabe Benutzername | Angabe des Users und Passwortes per Schaltfläche (Stift-Symbol). |
| Absender | E-Mail-Adresse des Absenders | Die hinterlegte E-Mail-Adresse wird bei der versendeten E-Mail als Absenderadresse angegeben. |
| Empfänger E-Mail | E-Mail Adresse des Empfänger | Feste hinterlegte E-Mail Adresse für den Empfänger. |
| BCC-Adresse | E-Mail Adresse des zusätzlichen Empfängers | Feste hinterlegte, zusätzliche E-Mail Adressen als BCC-Empfänger. |
| Anh. Dateiname | Dateiname inkl. Platzhalter | Schema des Anhanges inkl. Platzhalter. |
| Hinweis (I-Icon bei Anh. Dateiname) | Hinweis zu Platzhaltern | Folgende Platzhalter sind für den E-Mail-Anhang-Dateinamen jeweils in geschweiften Klammern möglich: Belegjahr, A0Empfaenger, A0Matchcode, BelegartVariante, Periode, Belegnummer, Vorgang |
| Anh. Dateiformat | - docx - xlsx | In dem ausgewählten Dateiformat erfolgt die Erstellung des Anhanges. |
| Beleg-Einzelverand | - ja - nein | Legt fest, ob der Versand des Belegs-PDF immer als Einzelmail erfolgen soll. Sind ggf. weitere Dokumente auf dem 2. Register hinterlegt, werden diese zuätzlichen Dateien in einer separaten Mail versendet. |
| max. Größe E-Mail (MB) | Größe in Megabyte | max. Größe für Anhänge, um auf Beschränkung seitens der Empfänger zu reagieren. Überschreitet die Gesamtgröße der Anhänge die festgelegte Größe, werden mehrere Mails verschickt. |
| Benutzer | ||
| Benutzer | Bearbeiter des VK- oder EK-Belegs | |
| Empfänger E-Mail | Zusätzlicher Versand der E-Mail an die am Benutzer hinterlegte E-Mail Adresse | |
Register Dokumente
In dem Register „Dokumente“ können Dokumente aus Sammelmappe oder Netzlaufwerk festgelegt werden, die zusätzlich gedruckt, exportiert oder versendet werden.
| Eigenschaft | Wert | Bedeutung |
| Herkunftstyp | - Artikelsammelmappe - Adresssammelmappe - lok./ Netzwerkpfad (Pos.) - lok./ Netzwerkpfad (Beleg) - lok./ Netzwerkpfad (Pos.-Charge) - Chargensammelmappe | Ort für die zusätzlichen Dokumente |
| Name | Name des Anhangs in der Mail. | Schema des Namens des Anhangs inkl. Platzhalter |
| Quellpfad | Quellpfad zur Ermittlung der Anhänge bei Herkunftstyp „lok./Netzwerkpfad“ | lokaler Pfad oder UNC-Pfad inkl. Name der Dateien und Dateiendung inkl. Platzhalter. |
| Trennzeichen | Trennzeichen zwischen Variablen zur Benennung der Dateien | |
| Selektion | - alle Dateien - erste Version - letzte Version | Bei mehrfach vorhandenen Dateien Auswahl der Datei anhand des Änderungsdatums der Datei. |
| Modus | - Export - Druck | Auswahl ob diese zusätzlichen Dokumente gedruckt oder exportiert werden sollen. |
| Drucker | Druckername | Name des Druckers, wenn Modus = Druck |
| Empfänger E-Mail | Mail-Adresse des Empfängers | Feste Empfänger-E-Mail Adresse |
| E-Mail Einzelverand | - ja - nein | Soll ein Dokument jeweils als extra Mail versendet werden oder nicht. |
2.2 Konfiguration der Jobs für Druck und Export
Bei der Konfiguration des Druckes und Export durch den abacus AppServer gibt es verschiedenen Möglichkeiten:
| Geplante Aufgabe | Nutzen |
|---|---|
| Erw. Druckst.: Abf-Belege drucken | Druckt die Belege, die sich in der Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ befinden, nach der übermittelten GrundlagenID. |
| Erw. Druckst.: Abf-Belege exportieren | Exportiert die Belege, die sich in der Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ befinden, nach der übermittelten GrundlagenID. |
| Erw. Druckst.: Abf-Belege per E-Mail versenden | Versendet die Belege, die sich in der Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ befinden, nach der übermittelten GrundlagenID. |
| Erw. Druckst.: EK-Belege drucken (Sicht) | Druckt die Belege, die über die Standard-Sicht „abaVwErwDruckAbfBelegeEinkauf“, ermittelten Belege auf dem als Parameter angegebenen Drucker. |
| Erw. Druckst.: VK-Belege drucken (Sicht) | Druckt die Belege, die über die Standard-Sicht „abaVwErwDruckAbfBelegeVerkauf“, ermittelten Belege auf dem als Parameter angegebenen Drucker. |
Erw. Druckst.: Abf-Belege drucken
- Beschreibung: Druck alle Abf-Belege, die per DCM in die Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ geschrieben wurden (IstGedruckt != -1), nach.
- Handler: abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs, abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs.ErwDruckPrintJob
- Parameter: <keine notwendig>
Erw. Druckst.: Abf-Belege exportieren
- Beschreibung: Exportiert alle Abf-Belege, die per DCM in die Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ geschrieben wurden (IstExportiert != -1).
- Handler: abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs, abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs.ErwDruckExportJob
- Parameter: <keine notwendig>
Erw. Druckst.: Abf-Belege per E-Mail versenden
- Beschreibung: Versendet alle Abf-Belege, die per DCM in die Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ geschrieben wurden (IstVersendet != -1).
- Handler: abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs, abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs.ErwDruckSendEmailJob
- Parameter: <keine notwendig>
Erw. Druckst.: EK-Belege drucken (Sicht)
- Beschreibung: Druckt alle Belege, die von einer Sicht geliefert werden, nach.
- Handler: abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs, abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs.ErwDruckPrintAbfBelege
- Parameter: Erfassungsart:=4100;TableView:=abaVwErwDruckAbfBelegeEinkauf;Printer:=
- Erfassungsart: gibt an, ob Einkauf/Verkauf verwendet wird (4100 = Einkauf)
- TableView: Sicht, die die Belege liefert. Erforderliche Spalten: Mandant, BelID, Belegkennzeichen, Formularvariante, Bearbeiter
- Printer: Ausgabe auf bestimmten Drucker. Wenn nicht angegeben, dann wird über den Standarddrucker des Druckprozesses gedruckt
- DruckprozessTan: Der Druck der Abf-Belege wird über diesen speziellen Druckprozess durchgeführt und nicht über den Standarddruckprozess. TAN ist aus Tabelle „KHKDruckprozesse2“ zu ermitteln
Erw. Druckst.: VK-Belege drucken (Sicht)
- Beschreibung: Druckt alle Belege, die von einer Sicht geliefert werden, nach.
- Handler: abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs, abacus.GeplanteAufgaben.ErwDruck.Jobs.ErwDruckPrintAbfBelege
- Parameter: Erfassungsart:=4000;TableView:=abaVwErwDruckAbfBelegeVerkauf;Printer:=
- Erfassungsart: gibt an, ob Einkauf/Verkauf verwendet wird (4000 = Verkauf)
- TableView: Sicht, die die Belege liefert. Erforderliche Spalten: Mandant, BelID, Belegkennzeichen, Formularvariante, Bearbeiter
- Printer: Ausgabe auf bestimmten Drucker. Wenn nicht angegeben, dann wird über den Standarddrucker des Druckprozesses gedruckt
- DruckprozessTan: Der Druck der Abf-Belege wird über diesen speziellen Druckprozess durchgeführt und nicht über den Standarddruckprozess. TAN ist aus Tabelle „KHKDruckprozesse2“ zu ermitteln
Die Konfiguration des Zeitplanes ist nach dem Standard des abacus AppServer vorzunehmen.
3. Auskunft über zu druckende Belege
Im Regiezentrum unter <Erweiterte Drucksteuerung> <Auskünfte><Belegauskunft> sind alle Belege aus der Tabelle „abaErwDrucksteuerungBelege“ einsehbar. Der Ausführungszeitpunkt und das Ergebnis werden protokolliert. Drucke aus den Jobs „Erw. Druckst.: EK-Belege drucken (Sicht)“ und „Erw. Druckst.: VK-Belege drucken (Sicht)“ sind hier nicht zu finden.