======= Anleitung zur Einrichtung von E-Rechnungen (ZUGFeRD und XRechnung) in der Sage 100 ======= ====== Grundlagen ====== ===== Mandanteneinstellungen prüfen und aktualisieren ===== ==== Steuernummer und UStID prüfen und ggf. aktualisieren ==== "Grundlagen > Mandant > Einstellungen", Registerkarte "Umsatzsteuer" //[Rechnungswesen oder Warenwirtschaft]// {{.:pasted:20260827-170509.png}} ---- ==== Zahlungskonditionen / Inkassoarten prüfen und ggf. aktualisieren ==== "Grundlagen > Zahlungskonditionen > Zahlungskonditionen" und "Grundlagen > Zahlungskonditionen > Inkassoarten" //[Rechnungswesen oder Warenwirtschaft]// Wenn mehrere Mandanten in einer Datenbank enthalten sind, wirken sich Änderungen an Zahlungskonditionen und Inkassoarten auf alle Mandanten aus. ^ Konstellation ^ Notwendige Einrichtung ^ | Überweisung (Kunde bezahlt per Überweisung), Online-Zahlungen, Kreditkarte, usw. | Das Feld "Inkassoart" der Zahlungskondition(en) muss entweder leer sein oder eine Inkassoart enthalten, die im Feld "Zahlungsverkehr" auf "Nein" steht. {{.:pasted:20260827-170654.png}} | | SEPA-Lastschrift (Zahlung wird per Bankeinzug vom Kundenkonto abgebucht) | Das Feld "Inkassoart" der Zahlungskondition(en) muss eine Inkassoart enthalten, die im Feld "Zahlungsverkehr" auf "Ja" steht. {{.:pasted:20260827-170719.png}} | Bei allen Inkassoarten, bei welchen eine Zahlung per Überweisung des Kunden erwartet wird, müssen in den Details die Optionen ‚Zahlungsverkehr‘ und ‚Webshop Onlinezahlung‘ auf NEIN eingestellt sein. Zahlungskonditionen ohne Inkassoart werden wie Überweisungen behandelt. ---- ==== Telefon und E-Mail in Mandantenadresse prüfen und ggf. aktualisieren ==== "Stammdaten > Adressen" //[Rechnungswesen oder Warenwirtschaft]// {{.:pasted:20260827-170738.png}} ---- ==== Hausbank(en) prüfen und ggf. aktualisieren ==== "Stammdaten > Hausbanken" //[Warenwirtschaft]// Ihre bevorzugten Banken für E-Rechnung freischalten (bei mehreren Hausbanken kann pro Kunde eine Hausbank zugeordnet werden). Im Register "Zahlungsverkehr" sind IBAN und BIC korrekt zu erfassen. {{.:pasted:20260827-172103.png}} ---- ==== Standard-Hausbank hinterlegen ==== "Grundlagen > Zahlungskonditionen > Überweisungsträger" //[Warenwirtschaft]// {{.:pasted:20260827-181310.png}} Ab der Version 9.0.11.x wird der hier definierte Verwendungszweck für Überweisungen in die E-Rechnung geschrieben. ---- ===== Verzeichnisse für Speicherung der E-Rechnung-Dateien definieren ===== ==== Mandantenweite Verzeichnisse definieren ==== "Grundlagen > Mandant > Einstellungen", Registerkarte "Belegdruck" //[Warenwirtschaft]// **Die in den Mandanteneinstellungen hinterlegten Verzeichnisse haben Vorrang gegenüber den Benutzereinstellungen** und in den Benutzereinstellungen wird Ihnen im Eingabefeld dann "siehe Mandanten-Einstellungen" angezeigt. Optional kann im Feld "Behandlung E-Mail" festgelegt werden, dass auch beim Versand per E-Mail zusätzlich immer automatisch eine Datei im definierten Verzeichnis abgespeichert wird. Soll für den Belegdruck ein UNC-Pfad zugewiesen werden, kann dieser direkt manuell in das Verzeichnis Feld eingetragen werden. {{.:pasted:20260827-175503.png}} ---- ==== Benutzerspezifische Verzeichnisse definieren ==== "Grundlagen > Benutzer > Einstellungen", Registerkarte "Applikation" //[Warenwirtschaft]// {{.:pasted:20260827-175345.png}} ---- ====== Stammdaten ====== ===== Kunden für E-Rechnung freischalten ===== "Stammdaten > Kunden" //[Rechnungswesen oder Warenwirtschaft]// E-Rechnungen können in der Sage 100 im ZUGFeRD-Format oder als XRechnung ausgegeben werden. ==== ZUGFeRD ==== Wenn Sie eine der angebotenen ZUGFeRD-Versionen auswählen, wird beim E-Mail-Versand einer Rechnung und beim Erzeugen eines PDFs aus einer Rechnung ein PDF im PDF/A3-Format mit eingebetteter XML-Datei erstellt, das den Anforderungen der gewählten ZUGFeRD-Version entspricht. Abhängig davon welche ZUGFeRD Version Ihr Rechnungsempfänger unterstützt können Sie auswählen aus: * ListenpunktZUGFeRD 1.0 (entspricht nicht der EU Norm und wird nicht mehr gepflegt) * EN16931(empfohlen, verwendet Profil EN16931 - identisch zur EU Norm) ZUGFeRD setzt das Vorhandensein von einem festen Satz an Stammdaten voraus, die für die Erstellung des XMLs benötigt werden. Mit dem Aktivieren erfolgt eine Ad-hoc-Prüfung der Mandantendaten. Werden diese nicht erfüllt, wird eine entsprechende Hinweismeldung ausgegeben. ==== XRechnung ==== Falls es sich bei dem Rechnungsempfänger um eine Bundesbehörde handelt, sollten sie das Format XRechnung auswählen, denn seit November 2020 müssen Rechnungen über 1.000 € an Bundesbehörden im Format XRechnung gesandt werden. Dabei wird im Unterschied zum ZUGFeRD-Format nur eine XML-Datei erzeugt, die anschließend an das Zentrale Rechnungseingangsportal (ZRE) des Bundes versandt oder hochgeladen werden kann. Die Erstellung der XML Datei erfolgt, wie unter "Ausgabe E-Rechnung" beschrieben. Die gespeicherte XML-Datei kann anschließend im ZRE hochgeladen oder per E-Mail dorthin versandt werden. Folgende Daten aus der Sage 100 werden versendet: * Rechnungsnummer * Rechnungstyp * Rechnungsdatum * Positionsnummer * Artikelbezeichnung * Nettopreis des Artikels * In Rechnung gestellte Menge * Maßeinheit * Steuerart * Steuerkategorie pro Position * Umsatzsteuersatz pro Position * Nettobetrag der Rechnungspositionen * Referenz des Käufers (= Leitweg ID bei XRechnung) * Name des Verkäufers * Umsatzsteuer-ID oder Steuernummer des Verkäufers * Kontaktdaten des Verkäufers (Anschrift) * E-Mail-Adresse des Verkäufers * Name des Käufers * Postanschrift des Käufers * E-Mail-Adresse des Käufers * Lieferdatum * Rechnungswährung * Zahlungsanweisung * IBAN des Verkäufers bei Überweisung * IBAN des Käufers bei Lastschrift * Umsatzsteueraufschlüsselung inkl. Steuerbasisbetrag * Umsatzsteuerkategorie * Umsatzsteuersatz * Zahlungsbedingungen oder Fälligkeitsdatum * Nettobetrag aller Rechnungspositionen * Gesamtbetrag inkl. Umsatzsteuer * Zahlbetrag Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung der XRechnung weitere Felder gefüllt sein müssen: * Ihre E-Mail-Adresse im Mandantenstamm * Die E-Mail-Adresse des Kunden * Ihre Bankverbindung bzw. – bei Lastschrift – die Bankverbindung des Kunden Zur Angabe der Lieferantennummer verwenden Sie bitte im Beleg das Feld 'Ihr Zeichen', für die Bestellnummer das Feld 'Ihre Belegnummer'. Zusätzlich muss bei Verwendung von XRechnung eine Leitweg ID hinterlegt werden (s. u.). **Ausgabe E-Rechnung** Je nach Auswahl im Feld “E-Rechnung” kann hier das Ausgabeformat festgelegt werden. Für das Format “XRechnung” kann im Feld “Ausgabe E-Rechnung” festgelegt werden, ob die Rechnung als XML-Datei gemailt werden soll, ob sie als XML-Datei mit einer zusätzlichen PDF-Datei gemailt werden soll, ob sie als XML-Datei gespeichert werden soll oder ob XML- und PDF-Dateien gespeichert werden sollen. Für das Format “ZUGFeRD” kann hier festgelegt werden, ob die Rechnung gemailt werden soll oder ob die PDF-Datei gespeichert werden soll (bei “ZUGFeRD” ist in der PDF-Datei eine entsprechende XML-Datei enthalten). Hinweis Für den Datei-Export von E-Rechnungen muss unter im Register “Applikation” für die Formate “XRechnung” bzw. “ZUGFeRD” jeweils ein Dateiverzeichnis voreingestellt werden. Sollte dort eine Datei zum zweiten Mal mit gleichem Namen gespeichert werden, wird analog zum Windows-Explorer eine entsprechende Nummer angehängt, um keine Dateien zu überschreiben. **Leitweg ID** Bei Verwendung von XRechnung muss zusätzlich eine Leitweg ID hinterlegt werden. Diese wird Ihnen von Ihrem öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt. **Hausbank** Legen Sie fest, welche Bankverbindung für die Erstellung von E-Rechnungen genutzt werden soll. Hinweis Bitte beachten Sie, dass mindestens eine Hausbank für die elektronische Rechnung zugelassen sein muss, sonst wird das Erstellen der elektronischen Rechnung abgelehnt. Die bisher im Überweisungsträger ausgewählten Hausbanken für die elektronische Rechnung werden automatisch im Hausbankenstamm als solche gekennzeichnet. **Kunden ID** Hier kann zusätzlich eine Kunden ID hinterlegt werden. Wenn diese eingetragen ist, wird diese in der elektronischen Rechnung für eine weitere Kennung des Kunden verwendet. Einige Rechnungsempfänger benötigen diese ID, um die Rechnung besser zuordnen zu können. **UBL erzeugen (nur E-Rechnung Plus)** Sofern eine XRechnung erzeugt wird, kann über dieses Feld gesteuert werden, ob die erzeugte X-Rechnungs XML-Datei im CII oder im UBL-Format für die E-Rechnung erzeugt wird. **GLN (nur E-Rechnung Plus)** Diese 13-stellige GLN (Global Location Number) kann zur Identifizierung von Unternehmen, Unternehmensstandorten und anderen Organisationseinheiten im globalen Geschäftsverkehr dienen. ---- **ZUGFeRD** * E-Rechnung: ZUGFeRD EN16931 * Ausgabe E-Rechnung: per E-Mail oder als PDF speichern **XRechnung** - > folgende Felder füllen * Die Bankverbindung des Kunden (bei Lastschriftverfahren) * Zahlungskondition (Zahlungskondition sollte eine korrekte Inkassoart enthalten) * Die Mail-Adresse und Telefonnummer des Kunden eingetragen sein * Leitweg ID (wird vom Kunden mitgeteilt) und E-Rechnung Kennung Bei einem abweichenden Rechnungsempfänger ist identisch zu verfahren. E-Rechnung UBL-Konverter (Zusatzmodul – E-Rechnung Plus) Innerhalb des Kundenstamm im Register "Grundlagen" in der Gruppe E-Rechnung ist ein neues Feld „UBL erzeugen“ enthalten, sofern als E-Rechnung „X-Rechnung“ gewählt ist. Über dieses Feld kann gesteuert werden, ob die erzeugte X-Rechnung XML-Datei im CII oder im UBL-Format für die E-Rechnung erzeugt wird. Im Lieferantenstamm sowie im Adressenstamm stehen diese Felder auch zur Verfügung. E-Rechnung Unterstützung der GLN-Nummer (Zusatzmodul -E-Rechnung Plus) Innerhalb des Kundenstamm im Register Grundlagen in der Gruppe E-Rechnung ist ein neues Feld „GLN“ (Global Location Number). Diese 13-stellige Nummer kann zur Identifizierung von Unternehmen, Unternehmensstandorten und anderen Organisationseinheiten im globalen Geschäftsverkehr dienen. Im Bereich der E-Rechnungs-Einstellungen kann die eigene GLN-Nummer erfasst werden. Im Dialog E-Rechnung importieren wird das Feld GLN-Nummer angezeigt, sofern es in der XML enthalten ist. ---- ===== Mehrere Kunden per Schnelländerung für E-Rechnung freischalten ===== "Stammdaten > Schnelländerung > Kundenschnelländerung" //[Rechnungswesen oder Warenwirtschaft]// ---- ====== Erfassung / Bewegungsdaten ====== ===== Verkaufsbelegerfassung ===== Bei der Belegerfassung sollten (falls vom Kunden angefordert) noch folgende Felder gefüllt sein: * Im Feld „Ihr Zeichen“ => Angabe Referenz-/Lieferantennummer * Im Feld „Ihre Belegnummer“ = > Angabe Bestellnummer * Zahlungsbedingung (falls nicht aus dem Kundenstamm übernehmbar) Keine negativen Einzelpreise erlaubt. ---- ===== E-Rechnung erzeugen ===== Die E-Rechnung-Einstellungen im Kundenstamm steuern, wie und auf welchen Weg die E-Rechnung erzeugt wird. Daher muss die Rechnung (bzw. andere Faktura-Belegarten) lediglich gedruckt werden und wird dabei per E-Mail versandt oder gespeichert. ---- ====== Zusätzliche Möglichkeiten / Erweiterte Einstellungen ====== ===== Mengeneinheiten E-Rechnung ===== "Grundlagen > Warenwirtschaft > Mengeneinheiten E-Rechnung" //[Warenwirtschaft]// Hier werden noch weitere Informationen aufbereitet und bei Fertigstellung veröffentlicht. ---- ===== Mengeneinheiten E-Rechnung Zuordnung ===== "Grundlagen > Warenwirtschaft > Mengeneinheiten E-Rechnung Zuordnung" //[Warenwirtschaft]// Hier werden noch weitere Informationen aufbereitet und bei Fertigstellung veröffentlicht. ---- ===== Belegarten E-Rechnung Zuordnung ===== "Grundlagen > Warenwirtschaft > Belegarten E-Rechnung Zuordnung" //[Warenwirtschaft]// Im Bereich Grundlagen-Warenwirtschaft-Belegarten E-Rechnung Zuordnung können Sie den Standard Belegarten, sowie eigenen angelegten Belegarten, die passenden E-Rechnungs Typen hinterlegen. Im Versand der E-Rechnung werden dann diese Nummern in die XML-Datei übernommen. Für die "Rechnungsersetzende Gutschrift" verwenden Sie bitte weiterhin die Einstellung in den E-Rechnung-Einstellungen, da diese für Einkauf- und Verkaufsbelege definierbar sind. ===== Rechnungsersetzende Gutschrift (EK/VK) ===== {{.:pasted:20260902-174806.png}} ---- ====== abacus Module ====== ===== MDE ===== ==== ZUGFeRD 1.0 / ZUGFeRD EN16931 ==== Wenn ZUGFeRD für den Kontokorrenten eingestellt ist, hängt es von den weiteren Einstellung ab, was beim Erzeugen von Rechnungsbelegen über die MDE passiert. Im Standard sind Reports für Rechnungsbelege konfiguriert als "E-Rechnung-Funktionalität __wird unterstützt__". Wenn der Report eingestellt ist auf "E-Rechnung-Funktionalität __wird nicht unterstützt__", dann greifen die Standard-Regeln für den Belegdruck! * Ausgabe E-Rechnung: "als PDF-Datei speichern" * In den Grundlagen (Mandant / Benutzer) muss ein Verzeichnis für ZUGFeRD bzw. XRechnung hinterlegt sein * Der abacus-App-Server-Dienst muss von "Anmelden als" - "Lokales Systemkonto" auf "Windows Konto" umgestellt werden, wenn ein Netzwerklaufwerk als Verzeichnis eingestellt ist * Ausgabe E-Rechnung: "per E-Mail" - **__Aktuell nicht unterstützt!__** * Wenn in den Grundlagen (Mandant) eingestellt ist "bei E-Mail parallel auf Datei(en) erzeugen" gilt * In den Grundlagen (Mandant / Benutzer) muss ein Verzeichnis für ZUGFeRD bzw. XRechnung hinterlegt sein * Der abacus-App-Server-Dienst muss von "Anmelden als" - "Lokales Systemkonto" auf "Windows Konto" umgestellt werden, wenn ein Netzwerklaufwerk als Verzeichnis eingestellt ist Wenn Belege per E-Mail versendet werden sollen, ist das über die "Erw. Drucksteuerun (Mail)" möglich. Ein Ausdruck von Rechnungsbelegen wird unterdrückt! ==== XRechnung ==== Inhaltlich wie ZUGFeRD. * Ausgabe E-Rechnung: "als XML-Datei speichern" / "als XML- und PDF-Datei speichern" * siehe ZUGFeRD * Ausgabe E-Rechnung: "per E-Mail" / "per E-Mail mit PDF" - **__Aktuell nicht unterstützt!__** * siehe ZUGFeRD: Datei(en) werden erzeugt und abgelegt / E-Mail ohne Funktion ===== Erw. Drucksteuerung ===== Inhaltlich für den Bereich "Druck" wie in MDE. Bereiche "Export" und "Mail" enthalten die erforderlichen XML-Daten.